W tych segmentach rynku komunikacja na papierze to wciąż podstawa - operator pocztowy musi jednak spełnić konkretne wymagania

31 października 2025

W dobie dynamicznej cyfryzacji i rosnącej popularności e-doręczeń, mogłoby się wydawać, że tradycyjna korespondencja papierowa traci na znaczeniu. Z danych raportu UKE za 2024 r. wynika jednak, że przesyłki listowe wciąż odgrywają istotną rolę, pozostając drugim najważniejszym filarem rynku pocztowego z udziałem na poziomie 36,9 proc. Wskazują na to również doświadczenia dużych nadawców z różnych sektorów, współpracujących z prywatnym operatorem pocztowym Speedmail - od przedsiębiorstw użyteczności publicznej, przez ubezpieczeniowe, po organizacje pozarządowe. W tych branżach fizyczne listy wciąż odgrywają fundamentalną i niezastąpioną rolę w komunikacji z klientem i realizacji kluczowych procesów biznesowych. Jakie czynniki wpływają na wybór operatora pocztowego?

– Przedsiębiorstwa komunalne, ubezpieczyciele i NGO-sy, mimo cyfryzacji, polegają na papierze, aby dotrzeć do wrażliwych grup odbiorców. Wymagają od operatorów możliwości śledzenia i odpowiedniego zabezpieczenia przesyłek, transparentności, sprawnej obsługi reklamacji czy szczegółowych raportów przyczyn zwrotu. W połączeniu z terminowością, to klucz do obniżenia kosztów i profesjonalnej obsługi klienta – a to stanowi o realnej wartości operatora pocztowego - podkreśla Janusz Konopka, Prezes Zarządu Speedmail.

Terminowość to płynność finansowa i bezpieczeństwo klienta

Absolutnym priorytetem dla nadawców, zwłaszcza tych wysyłających masową korespondencję transakcyjną, jest terminowość doręczeń. Dla firm takich jak np. przedsiębiorstwa użyteczności publicznej, dostawy powinny odbywać się zgodnie z ustalonymi terminami, by nie zaburzać płynności finansowej firmy. – Terminowe doręczenia mają zasadnicze znaczenie zarówno dla odbiorców, jak i dla firmy. Dla odbiorcy terminowo otrzymana faktura umożliwia zaplanowanie płatności, a opóźnienia mogą skutkować naliczaniem odsetek lub dodatkowymi kosztami windykacji. Dla przedsiębiorstwa regularne wpływy zapewniają stabilność i płynność finansową, co warunkuje możliwość inwestycji i utrzymania działalności - wyjaśnia Dorota Gonciarz, Kierowniczka Biura Obsługi Klienta PWIK Sp. z o.o w Rudzie Śląskiej.

W sektorze ubezpieczeniowym terminowość jest wręcz koniecznością. Dokumenty dotyczące wypłat odszkodowań czy polis mają ogromne znaczenie, a opóźnienie mogłoby realnie wpłynąć na poczucie bezpieczeństwa klientów. Jak podkreśla Łukasz Korolczuk, Manager Działu Operacyjnego z 4Life Direct – Nasi klienci to osoby, które w trudnych momentach życia potrzebują szybkiego dostępu do świadczeń – opóźnienie mogłoby realnie wpłynąć na ich poczucie bezpieczeństwa i codzienne funkcjonowanie. Szybkość i sprawność doręczenia dokumentów bezpośrednio budują zaufanie do naszej marki.

Bezpieczeństwo i pewność doręczenia

Obok terminowości, nadawcy stawiają wysokie wymagania w zakresie bezpieczeństwa i rejestracji przesyłek, wymagając partnerskiej i niezawodnej współpracy. – Operator musi zabezpieczyć korespondencję przed kradzieżą, zgubieniem i uszkodzeniem. Bardzo ważna jest również dla nas rejestracja i możliwość śledzenia przesyłek (także listów zwykłych), generowanie raportów dotyczących statusu doręczeń przesyłek oraz ich deklarowany termin. – podkreśla Dorota Gonciarz z PWIK Sp. z o.o w Rudzie Śląskiej i dodaje – Numer śledzenia umożliwia potwierdzenie daty doręczenia i jest niezbędny przy wyjaśnianiu sporów związanych z opóźnieniami. W sytuacji gdy odbiorca pyta o datę wysłania faktury, sprawdzamy historię jej nadania po numerze dokumentu – to funkcjonalność, która eliminuje wątpliwości co do statusu przesyłki.

Marta Dagiel, Starsza specjalistka ds. Marketingu podkreśla, że Fundacja DKMS również korzysta z tej opcji. – Daje nam ona pewność, że pakiety rejestracyjne potencjalnych Dawców szpiku docierają do tych, którzy je zamówili, a także pozwala nam szybko reagować, jeśli coś wymaga interwencji. To ogromne ułatwienie, które wpływa na skuteczność całego procesu rejestracji, a nam daje poczucie kontroli.

W obliczu zmian na polskim rynku pocztowym, gdzie wolumen przesyłek kurierskich rośnie - liczba wysyłanych listów spada, choć wciąż jest bardzo wysoka. Tradycyjny list w wielu branżach wciąż jest kluczowym narzędziem komunikacji i spełnienia wymogów prawnych. Przedstawiciele wszystkich cytowanych firm podkreślają, że papier jest niezbędny, aby dotrzeć do wszystkich grup klientów. – Klienci 4LifeDirect to w dużej mierze osoby starsze, często mieszkające w mniejszych miejscowościach, gdzie cyfryzacja nie jest jeszcze tak powszechna jak w dużych miastach. Papierowy dokument stanowi dla nich coś więcej niż tylko informację – to fizyczne potwierdzenie, które można zachować, uporządkować w teczce i do którego zawsze można wrócić. To pokazuje, że korespondencja papierowa nadal odgrywa fundamentalną rolę w budowaniu zaufania i trwałej relacji z klientem. – tłumaczy Łukasz Korolczuk, Manager Działu Operacyjnego z 4Life Direct.

Marta Dagiel, Starsza specjalistka ds. marketingu z Fundacji DKMS podkreśla, że – Tradycyjna forma korespondencji ma dla nas ogromne znaczenie, tylko dzięki niej możliwe jest dokończenie procesu rejestracji i dołączenie nowych Dawców do naszej bazy. Drogą listowną przesyłamy również karty Dawcy do osób, które dołączyły do bazy potencjalnych Dawców szpiku. To moment symboliczny i ważny – bo potwierdza nie tylko formalną rejestrację, ale też wzmacnia poczucie przynależności do społeczności osób gotowych ratować życie osobom chorującym na nowotwory krwi. Tradycyjna korespondencja stanowi fundament skutecznego i wiarygodnego procesu rejestracji dokonywanej na portalu dkms.pl.

Ekologia i odpowiedzialność biznesowa

Aspekty środowiskowe coraz bardziej zyskują na znaczeniu w oczach nadawców, którzy podkreślają świadomość tego trendu. Dla jednych klientów odpowiedzialność środowiskowa to element wpisujący się w strategię firmy i podchodzą z zainteresowaniem do wszelkich proekologicznych rozwiązań oferowanych przez operatorów pocztowych. Inni doceniają rozwiązania takie jak materiały przyjazne środowisku czy optymalizacja procesów logistycznych, widząc w nich wspólne, odpowiedzialne działanie z myślą o przyszłych pokoleniach.

– Współczesny rynek pocztowy w Polsce, zdominowany w ostatnich latach przez dynamicznie rosnący segment KEP, wciąż wymaga od operatorów listowych najwyższej klasy usług. Klient masowy, taki jak duży nadawca korespondencji transakcyjnej, szuka nie tylko optymalizacji kosztów. Priorytety stanowią niezawodność, mierzalna terminowość, bezpieczeństwo przesyłek oraz pełna transparentność procesu poprzez zaawansowany tracking i raportowanie. Nadawcy coraz częściej zwracają uwagę również na aspekty ekologicznych rozwiązań i odpowiedzialności biznesowej. W kontekście wdrożenia e-doręczeń dla podmiotów publicznych i niektórych niepublicznych (jak ubezpieczyciele), fizyczny list staje się coraz bardziej zarezerwowany dla wrażliwych grup społecznych i kluczowej korespondencji, co tylko podnosi rangę i wymagania wobec operatorów odpowiedzialnych za ten segment rynku. – podsumowuje Janusz Konopka, Prezes Zarządu Speedmail.

Speedmail to największy w Polsce niezależny operator pocztowy. Firma doręcza przesyłki listowe i marketingowe poprzez sieć ponad 100 placówek zlokalizowanych w większości dużych i średnich miast kraju. Oferta Speedmail adresowana jest do firm takich jak: banki, operatorzy telekomunikacyjni, telewizje kablowe, firmy ubezpieczeniowe, ale też do agencji marketingowych, fundacji, samorządów oraz spółek miejskich. Jej konkurencyjną przewagę stanowią zarówno elastyczność cenowa, jak i najnowsze rozwiązania IT: śledzenie wszystkich przesyłek, monitoring listonoszy on-line czy aplikacja do zarządzania korespondencją. Dzięki zintegrowaniu z największymi drukarniami korespondencji i firmami konfekcyjnymi, Speedmail zapewnia pełną automatyzację wysyłek masowych. Działalność firmy wyróżnia zastosowanie sprawdzonych rozwiązań logistycznych, ale także dbałość o bezpieczeństwo obrotu pocztowego. Marka Speedmail budowana jest w oparciu o najlepsze praktyki i doświadczenia rynków europejskich.

Michał Zębik

Senior Account Manager Good One PR

796 996 253