Coraz mniejsze wpływy i coraz większe wydatki sprawiły, że samorządy optymalizują urzędowe procedury

W obliczu aktualnej sytuacji gospodarczej, samorządy zostały zmuszone do powzięcia koniecznych kroków i wprowadzenia licznych oszczędności. Wzrost cen wynikający z inflacji oraz wysokie ceny energii i paliw sprawiły, że generowanie tzw. nadwyżki operacyjnej, niezbędnej do sfinansowania zadań inwestycyjnych, stało się niemal niemożliwe.  Mówiąc o budżetach JST, nie sposób nie wspomnieć także o ich dochodach, które z roku na rok stają się coraz niższe, m.in. z uwagi na istotnie mniejsze wpływy z podatku PIT. W efekcie pieniędzy na rozwój nie ma, a włodarze stanęli przed koniecznością optymalizacji wydatków. Jak jednak zrobić to bez uszczerbku dla jakości usług, do realizacji których zobowiązane są JST? Zamiast obcinać świadczenia można zwiększyć wydajność np. procesu doręczenia urzędowych przesyłek. W tym celu wielu samorządowców zdecydowało się na zmianę powszechnego operatora pocztowego na podmiot prywatny.

– Podwyżki cen dają się we znaki nie tylko firmom, ale także samorządowym kasom. Administracja publiczna, jako jeden z większych nadawców tradycyjnej korespondencji, mocno odczuła nie tylko wyższe rachunki za prąd czy gaz, ale także zmianę cennika powszechnych usług pocztowych. Dane za rok 2022 jednoznacznie wskazują, że coraz więcej jednostek samorządowych i spółek miejskich jest otwartych na współpracę z operatorem prywatnym. Udział JST w strukturze naszej sprzedaży rośnie nieustannie. W 2020 wynosił 6,7 proc., w 2021 – 7,4 proc., a w 2022 już 8,7 proc. – komentuje Janusz Konopka, Prezes Zarządu Speedmail, największego w Polsce niezależnego operatora pocztowego.

Tę możliwość dała samorządom – wprowadzona w 2013 roku – ustawa o prawie pocztowym, która zliberalizowała rynek i zniosła monopol Poczty Polskiej m.in. w zakresie doręczeń listów o wadze mniejszej niż 50 g. W efekcie coraz więcej JST przygotowuje postępowania przetargowe tak, aby dopuścić do nich podmioty inne niż wyznaczony i wyłonić najkorzystniejszą ofertę. To, że taka zmiana jest opłacalna, potwierdzają m.in. wyniki przetargu dla Sosnowieckich Wodociągów S.A. – klienta firmy Speedmail.  Zgodnie z podpisaną umową, w okresie od 1 stycznia 2022 do 1 stycznia 2023 roku prywatny operator pocztowy dostarczył mieszkańcom ponad 120 tysięcy przesyłek listowych. Na realizację zlecenia podmiot przeznaczył w budżecie 363 402 zł, a zapłacił 283 931 zł, czyli o ponad 79 tys. zł mniej.. Przykłady można jednak mnożyć, bo wśród klientów Speedmail znajdziemy także inne podmioty administracji publicznej, w tym m.in. Urząd Miasta w Sieradzu, Urząd Miasta w Sosnowcu, Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Lublinie, Szpital Bielański czy Urząd Pracy w Rybniku.

Samorządowcy szybko dostrzegli potencjał w tego typu współpracy. Postanowili podzielić postępowania przetargowe na obsługę korespondencji i przesyłki niewymagające pieczęci urzędowej powierzyć operatorom niezależnym, którzy oferują usługi nie tylko tańsze, ale i skuteczniejsze. Dla podmiotów prywatnych równie istotne jest bowiem stałe podnoszenie efektywności procesu doręczeń, czemu służą zaawansowane rozwiązania logistyczne i technologiczne, takie jak rejestratory GPS online umożliwiające śledzenie przesyłek, aplikacje do zarządzania procesem nadawczym czy kody kreskowe ułatwiające precyzyjną identyfikację listów.