Z możliwości outsourcingu zleceń korzysta coraz więcej firm. W Polsce w 2022 roku współpracę z niezależnymi specjalistami nawiązywały przede wszystkim mikroprzedsiębiorstwa (42,6 proc.) i małe oraz średnie firmy (35,8 proc.). Mimo to dla wielu przedsiębiorców, którzy dotychczas nie korzystali z usług freelancerów, taka forma outsourcingu może wydawać się problematyczna. Na szczęście, dzięki kilku istotnym pytaniom zadanym przed nawiązaniem współpracy z freelancerem, można uniknąć nieporozumień w przyszłości, a także oszczędzić sobie stresu.
Współpraca z freelancerem niesie ze sobą dużo zalet, dlatego coraz chętniej decydują się na nią przedsiębiorcy, którym brakuje rąk do pracy, a którzy nie chcą kłopotać się przeprowadzaniem wewnętrznych rekrutacji. Aby współpraca z podwykonawcą przebiegała bez zarzutu, należy odpowiednio się do niej przygotować. Poza określeniem budżetu i wyborem freelancera, który zrealizuje projekt, warto poświęcić chwilę na doprecyzowanie warunków współpracy.
1. Jakie masz stawki?
To jedno z najważniejszych pytań, jakie można zadać podwykonawcy. Im wcześniej zostanie ono zadane, tym lepiej dla obu stron. Częstą praktyką zleceniodawców jest poinformowanie freelancera, jakim dysponuje się budżetem i pytanie, jaki zakres prac jest on w stanie wykonać za określoną sumę.
Warto również upewnić się, czy stawka liczona jest za realizację projektu, czy za godzinę. Jeśli za to drugie, przed podjęciem współpracy należy ustalić dokładny harmonogram prac.
– Bez wątpienia, kluczem do udanej współpracy z freelancerami jest świadoma komunikacja między obiema stronami, której podstawą są niezbędne narzędzia do zarządzania projektami. Programy takie jak Asana Jira, Trello, ClickUp czy Monday.com pomogą dystrybuować zadania, wymieniać się komentarzami i feedbackiem oraz śledzić etapy realizacji poszczególnych zadań – wyjaśnia Bartosz Król, Business Developement Manager w Useme.
2. Czy mogę zobaczyć twoje portfolio?
Przed nawiązaniem współpracy z freelancerem warto zapoznać się z jego portfolio. Choć jest ono wymagane na platformach specjalizujących się w pracy zdalnej, to w przypadku gdy szukamy podwykonawcy m.in. kierując się rekomendacjami znajomych i współpracowników czy poprzez social media – warto zadać to pytanie.
– Początkujący freelancerzy mogą nie mieć jeszcze na koncie bogatego portfela zrealizowanych prac, liczy się jednak to, czy przed zdobyciem zlecenia próbowali swoich sił w danej dziedzinie, np. fotografii produktowej. Mogą to być zarówno prace “na próbę” czy projekty realizowane podczas studiów czy kursów – tłumaczy ekspert Useme.
Portfolio dostarcza zleceniodawcy wielu ważnych informacji – o jakości wykonywanych prac, metodzie czy estetyce. Poza prezentacją realizacji w portfolio powinny się znajdować również przykładowe firmy, z którymi wcześniej współpracował potencjalny podwykonawca. Warto sprawdzić, czy wykonywał on podobne zlecenia dla organizacji z tej samej lub pokrewnej branży.
3. Czy masz referencje od poprzednich klientów?
Jeżeli podwykonawca wciąż utrzymuje kontakty z poprzednimi klientami lub realizuje dla nich działania, a współpraca układa się pomyślnie, to na pewno może liczyć na referencje. Warto o nie zapytać, by poznać szczegóły danych realizacji z punktu widzenia zlecającego.
4. Ile poprawek jest wliczonych w cenę?
Poprawki w projekcie to naturalna kolej rzeczy. Warto więc zapytać ile zmian freelancer może nanieść w ramach wyznaczonego budżetu. Nie jest w porządku w stosunku do zleceniobiorcy domagać się nieskończonej ilości zmian i poprawek w cenie projektu przeciętnej wielkości, dlatego większość podwykonawców decyduje się na maksymalnie trzy darmowe korekty.
5. W jakiej formie będziemy pracować?
Umowa o dzieło, umowa zlecenia, współpraca B2B, a może rozliczenie poprzez dedykowaną platformę ułatwiającą współpracę na linii klient-freelancer? Możliwości jest wiele i każda z nich jest rodzajem zabezpieczenia i gwarancji, że zlecona praca zostanie wykonana zgodnie z briefem i dostarczona na czas.
Umowy cywilnoprawne oznaczają, że po stronie zleceniodawcy leży spisanie umowy, a po zakończeniu współpracy - dopilnowanie spraw podatkowych freelancera. W przypadku umów zlecenia należy pamiętać również o kosztach, jakie ponosi zlecający w związku z zatrudnieniem.
Umowy cywilnoprawne oznaczają, że po stronie zleceniodawcy leży spisanie umowy, a po zakończeniu współpracy - dopilnowanie spraw podatkowych freelancera. W przypadku umów zlecenia należy pamiętać również o kosztach, jakie ponosi zlecający w związku z zatrudnieniem.
– Kiedy freelancer nie ma własnej działalności gospodarczej, a zlecającemu zależy na fakturze za zamówioną usługę, warto skorzystać z zewnętrznej platformy. Działa to na takiej zasadzie, że podwykonawca wystawia fakturę VAT za pomocą serwisu, który dba również o wszystkie kwestie rozliczeniowe i podatkowe – komentuje Bartosz Król, Business Developement Manager w Useme.
Przed nawiązaniem współpracy warto również ustalić, w jaki sposób i w jakich porach dnia możemy kontaktować się z freelancerem w celu sprawdzenia postępów prac.
Zlecenie pracy freelancerowi jest dobrym rozwiązaniem, jeśli przedsiębiorstwo potrzebuje profesjonalnego wykonawcy, ale w cenie przystępniejszej niż usługi firm. Aby jednak współpraca układała się gładko, zanim zostanie zaakceptowana złożona oferta, warto skontaktować się z wybranym wykonawcą i zadać mu kilka pytań o samą realizację zlecenia, metody pracy, stawki i sposób rozliczenia.
Useme to istniejąca od 2013 roku platforma dla freelancerów oraz zleceniodawców z siedzibą we Wrocławiu. W bazie Useme znajduje się prawie 100 000 freelancerów z takich dziedzin jak IT, grafika, copywriting, marketing, tłumaczenia i inne. Platforma zajmuje się wszystkimi kwestiami prawnymi i podatkowymi po stronie freelancera i zleceniodawcy, a także umożliwia rozliczanie podwykonawców zagranicznych. Obecnie Useme jest liderem rozliczeń pracy zdalnej w Polsce, Europie Centralnej i Wschodniej.
