Sonda: Jak będzie wyglądał nadchodzący sezon konferencyjny w branży hotelarskiej?

O tym, jak będzie wyglądać nadchodzący, jesienny sezon konferencyjny w hotelach, jakie trendy są widoczne w kontekście organizacji wydarzeń pracowniczych czy biznesowych oraz jak zmieniają się oczekiwania klientów mówią przedstawiciele hoteli z różnych stron Polski, o różnych profilach działalności, należące do Grupy J.W. Construction. 

Z rozmów z potencjalnymi klientami można dostrzec kilka kluczowych trendów, które wynikają zarówno z rosnących oczekiwań klientów, jak i zmian na rynku. Oto najważniejsze z nich:

Hotele coraz częściej inwestują w nowoczesne technologie umożliwiające organizację konferencji hybrydowych. To oznacza, że oprócz tradycyjnych sal konferencyjnych, coraz częściej można znaleźć zaawansowane systemy audiowizualne. Na rynku widoczny jest także rozwój automatyzacji i cyfryzacji. Systemy rejestracji, online check-in, check-out, aplikacje mobilne dla uczestników, cyfrowe przewodniki oraz narzędzia do analizy danych w czasie rzeczywistym to coraz bardziej powszechne udogodnienia. Uczestnicy oczekują także bezproblemowego dostępu do technologii, która pozwala na łatwą komunikację i interakcję.

Hotele zauważają rosnące zainteresowanie ekologicznymi rozwiązaniami. Obejmuje to eliminację plastikowych jednorazówek, wybór lokalnych i organicznych produktów w cateringach oraz promowanie rozwiązań zmniejszających emisję CO2, np. zachęcanie do korzystania z transportu zbiorowego.

Klienci oczekują obecnie spersonalizowanego i elastycznego podejścia do realizacji wszelkiego rodzaju eventów. Hotele oferują dostosowane do potrzeb pakiety konferencyjne, w tym specjalne menu, aktywności towarzyszące oraz możliwość dostosowania przestrzeni konferencyjnej do specyficznych wymagań. Coraz więcej hoteli wprowadza ponadto do oferty programy aktywnego spędzania czasu, które można włączyć do agendy konferencji.

Organizatorzy konferencji, a w konsekwencji hotele, przykładają coraz większą wagę do tworzenia przestrzeni sprzyjających networkingowi. Może to obejmować mniej formalne aranżacje przestrzeni, takie jak strefy chillout czy niekonwencjonalne formy aktywności, jak wspólne gotowanie, warsztaty artystyczne lub interaktywne gry zespołowe. Ponadto coraz więcej hoteli oferuje elastyczne przestrzenie, które można łatwo przekształcić w zależności od potrzeb – np. na warsztaty, sesje burzy mózgów czy prezentacje.

Mimo że pandemia COVID-19 wydaje się być za nami, kwestie związane z bezpieczeństwem zdrowotnym nadal są istotne. Hotele utrzymują wysokie standardy sanitarno-epidemiologiczne, oferują też możliwość organizacji mniejszych spotkań w bardziej kameralnych, bezpiecznych przestrzeniach.

Podsumowując, polska branża hotelarska mocno stawia na innowacyjność, personalizację i zrównoważony rozwój, aby sprostać rosnącym wymaganiom klientów konferencyjnych. To zmiany, które mają na celu nie tylko podniesienie standardu usług, ale także dostosowanie się do nowych realiów na rynku.

Nadchodzący sezon konferencyjny wymaga z pewnością od hoteli dostosowania strategii i oferty do obecnej rzeczywistości ekonomicznej i wyzwań wynikających m.in. z wysokiej inflacji i znacznego wzrostu kosztów pracy. Jest to także widoczne u samych klientów, czego odzwierciedleniem jest trend redukowania liczby dni przeznaczonych na szkolenia. Są one organizowane teraz raz na pół roku, podczas gdy wcześniej realizowane były np. kwartalnie. Klienci optymalizują też budżet np. rezygnując z części posiłków lub zamieniając całodzienną przerwę kawową na pojedynczą. Dodatkowo firmy organizujące wydarzenia wymagają większej elastyczności ze strony hotelu, jeśli chodzi o warunki anulacji i modyfikacji rezerwacji. Zainteresowanie ofertą konferencyjną jest nadal jednak bardzo duże. W naszym przypadku sporym udogodnieniem jest różnorodne i duże zaplecze konferencyjne dostępne w sąsiadującym budynku Hanza Tower, dzięki któremu możemy organizować wydarzenia nawet do 600 osób. Staramy się też zapewniać naszym klientom dodatkowe atrakcje, które mogą wzbogacić także program wydarzeń biznesowych, jak np. zwiedzanie winnicy Turnau.  

Już w miesiącach letnich zauważamy ogromne zainteresowanie terminami na organizację jesiennych konferencji, co jest dla nas zapowiedzią optymistycznego sezonu konferencyjnego. 

Klienci coraz częściej oczekują indywidualnej oferty, dopasowanej do ich potrzeb, która opiera się nie tylko na takich standardach jak dostęp do WiFi, nagłośnienia czy tradycyjnych form prezentacji w sali szkoleniowej, ale również obejmuje możliwość rejestrowania oraz relacjonowania konferencji na żywo.

Zauważamy potrzebę organizowania dynamicznych szkoleń o zmiennej formule, np. uwzględniających pracę w grupach, co wymaga od nas posiadania systemów, które umożliwiają szybkie przearanżowanie przestrzeni szkoleniowej.  W naszych salach konferencyjnych na potrzeby klientów zostały stworzone strefy chillout, które dają możliwość budowania indywidualnych relacji biznesowych podczas każdego szkolenia lub targów.

Wybierając formę organizowanego eventu organizatorzy kładą duży nacisk na dopasowanie specjalnego menu, jest to widoczne zwłaszcza podczas konferencji branżowych. Jako hotel musimy być elastyczni i otwarci na wszelkie wymagania kulinarne naszych klientów, ponieważ oferta bankietów jest kluczową formą integracji zespołu podczas szkoleń, a także tworzenia nowych kontaktów biznesowych na targach lub konferencjach.

Obecnie widoczny jest ponadto trend na różnorodne formy aktywności podczas szkoleń czy spotkań integracyjnych. W odpowiedzi na te potrzeby dysponujemy bogatą ofertą umożliwiającą tworzenie plenerowych, jak i interaktywnych atrakcji, które wpływają na budowanie relacji w zespole.

Reasumując, w odpowiedzi na obecne oczekiwania klientów konferencyjnych od branży hotelarskiej musimy pracować nad nieograniczonymi możliwościami poszerzania oferty o indywidualne potrzeby poszczególnych firm i stawiać na personalizację każdego przedsięwzięcia.

Nadchodzący sezon konferencyjne zapowiada się na ten moment optymistycznie. Na rynku mówi się o tym, że firmy stawiają w ostatnich latach na krótsze wyjazdy do miejsc położonych w pobliżu dużych miast, co faktycznie jest widoczne w przypadku naszego hotelu. Gościmy od lat przede wszystkim grupy z Mazowsza - z Warszawy i okolic. To co cieszy, to wiele powracających klientów. Na pewno w ostatnim czasie widoczne jest skracające się okno rezerwacyjne - firmy rezerwują szkolenia i wyjazdy integracyjne na bieżąco, bez dużego wyprzedzenia. Jeśli chodzi o konkretne zapotrzebowanie w kontekście organizacji wydarzeń biznesowych czy pracowniczych istotną kwestią jest zaawansowane zaplecze konferencyjne pozwalające m.in. na realizację wydarzeń w formie hybrydowej. 

Jeśli chodzi o wydarzenia pracownicze dużym zainteresowaniem cieszy się nasze wsparcie w zakresie szytych na miarę integracji, na podstawie różnych, przygotowywanych przez nas wcześniej scenariuszy. Bardzo dużą wagę przywiązuje się w ostatnim czasie do atrakcyjnej i jakościowej oferty gastronomicznej - jest to wręcz kluczowe dla wielu naszych klientów. 

Jakie są główne wyzwania związane z nadchodzącą jesienią na rynku hotelarskim i konferencyjnym? Przede wszystkim branża mierzy się od lat z zatrudnieniem i utrzymaniem wykwalifikowanych pracowników. W naszym przypadku nie jest to aż tak odczuwalne. Mamy na pokładzie zespół zaangażowanych fachowców, możemy "pochwalić się", że wielu naszych pracowników to osoby pracujące z nami od wielu lat, a niektóre od początku działalności hotelu. Niemniej, obserwujemy rynek i widzimy, że jest to problem, który w ostatnich sezonach narasta. 

Na podstawie dotychczasowych zapytań dotyczących organizacji wydarzeń biznesowych w nadchodzących miesiącach obserwujemy kilka trendów. Przede wszystkim klienci z segmentu MICE wymagają zaawansowanego zaplecza technologicznego, w tym takiego, które umożliwia organizację konferencji hybrydowych. 

Jeśli chodzi o spotkania organizowane dla pracowników, dużą wagę przywiązuje się do realizacji aktywności fizycznych, wspólnych zabaw i gier zespołowych na świeżym powietrzu. Dlatego też klienci konferencyjni szukają hoteli z dużą powierzchnią terenów zielonych. Klienci oczekują również dodatkowych atrakcji, które zapewnią po szkoleniu relaks jego uczestnikom, np. sauna, jacuzzi, basen. W pobliżu naszego hotelu znajdują się Tarnowskie Termy z tężniami - pobyt w tym miejscu jest często uwzględniany w planie wydarzeń biznesowych realizowanych przez naszych klientów. 

Oczekiwania klientów stale wzrastają. Z tego też powodu branża hotelarska musi na bieżąco aktualizować swoją ofertę i dostosowywać ją do oczekiwań klientów.

Aktualnie obserwujemy, że coraz większe znaczenie ma wyposażenie sali konferencyjnych. Od nowoczesnego ekranu i rzutnika z systemem tylnoprojekcyjnym, po duży telewizor LCD oraz zaawansowany system nagłośnienia. Same spotkania przybierają nieco inną formę. Nie zawsze polegają na standardowym siedzeniu i słuchaniu. Czasem istnieje potrzeba zorganizowania warsztatów i efektywnego networkingu, co sprzyja budowaniu relacji. Od nas, jako branży hotelarskiej, właśnie tego typu przestrzeni i wyposażenia się oczekuje.

Wzrastają także wymagania w stosunku do zespołów sprzedaży. Sama sala konferencyjna już nie wystarczy. Mamy zapytania o strefę chillout, w której można się zregenerować, odpocząć i zebrać myśli. Dlatego też naszą strefę w Varsovia Apartamenty wyposażyliśmy w komfortowe fotele, a jej dopełnieniem jest panoramiczny widok na miasto.

Organizujący konferencje rezygnują z lunchów w formie bufetu, na rzecz lunchów serwowanych, aby nie marnować jedzenia. Z kolei w czasie przerw kawowych oprócz samych gorących napoi serwuje się coraz częściej zdrowe przekąski zamiast ciastek czy innych słodyczy. Od kelnerów oczekuje się nie tylko dbałości o gości, ale także porządku na sali. W każdej sytuacji kelner powinien być przede wszystkim taktowny i nie narzucać się. Powinien być praktycznie niewidoczny, ale „zawsze pod ręką” i gotowy do pomocy gościom.

Klienci zwracają także uwagę na to, czy realizowane są standardy zrównoważonego rozwoju. Mam tutaj na myśli typ oświetlenia stosowanego w hotelu, recykling czy segregację. Zwracają też uwagę na to, czy w hotelu podajemy napoje w butelkach szklanych czy plastikowych. Praktyki “eko” stają się zatem coraz bardziej popularne.

Reasumując, można stwierdzić, że zarówno nowe technologie, jak i zrównoważony rozwój stały się nie tylko wymogiem, ale też dużym atutem wizerunkowym w oczach coraz bardziej świadomych ekologicznie klientów.