Rozliczenie PIT dla freelancerów – poradnik krok po kroku

Rozliczenie podatkowe to coroczny obowiązek każdego freelancera, niezależnie od formy prowadzonej działalności. Proces ten może wydawać się skomplikowany, ale dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i dostępnym rozwiązaniom online, może przebiegać sprawnie i bez niepotrzebnego stresu.

– Dzięki darmowym programom do uzupełniania zeznań podatkowych wypełnienie formularza PIT zajmuje od kilku do kilkunastu minut. Wystarczy zgromadzić dowody wszystkich swoich zarobków w formie elektronicznej, a następnie wgrać je do programu. Deklaracja podatkowa jest jeszcze łatwiejsza, jeśli freelancer w rozliczaniu swoich współprac korzysta z dedykowanej platformy ułatwiającej rozliczenie na linii zleceniodawca – freelancer. Dzięki takiemu rozwiązaniu zamiast kilkunastu lub kilkudziesięciu deklaracji PIT-11 od klientów, niezależny specjalista otrzymuje tylko jeden dokument, gdzie znajdzie podsumowanie wszystkich freelancerskich zarobków z całego roku – wyjaśnia Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie upraszczającej rozliczenie na linii klient-freelancer.

Deklarację podatkową można złożyć już od 15 lutego do 30 kwietnia. Do końca stycznia klienci przygotowują PITy dla urzędu skarbowego, a do końca lutego – dla swoich wykonawców i współpracowników.

Freelancerzy, którzy prowadzą własną działalność, rozliczają się z fiskusem tak samo, jak inni przedsiębiorcy. Używają do tego formularza PIT-36, gdzie należy samodzielnie wyliczyć przychody i należny podatek. Możliwość wspólnego rozliczenia z małżonkiem, nawet jeśli ten zobowiązany jest do użycia PIT-37, nadal pozostaje otwarta, ale wymaga to złożenia wspólnej deklaracji na formularzu PIT-36.

Osoby, które w ubiegłym roku pracowały na umowach zlecenie lub o dzieło, powinny otrzymać od swoich zleceniodawców formularz PIT-11. Na jego podstawie składają w urzędzie skarbowym deklarację PIT-37.

Niezależni specjaliści, którzy pracują dla wielu klientów, a co za tym idzie – otrzymają w okresie rozliczeniowym wiele druków PIT-11 – powinni sprawdzić, czy na pewno mają je od wszystkich firm, z którymi współpracowali. Zgodnie z prawem, obowiązek rozliczenia przychodów leży na podatniku nawet wtedy, kiedy nie otrzyma on takiego druku lub zleceniodawca nie zgłosił umowy do urzędu. Gdyby w przyszłości został on skontrolowany, do odpowiedzialności za brak rozliczenia może zostać pociągnięty również podwykonawca.

Jeśli freelancer nie otrzymał PIT-11 od zleceniodawcy i równocześnie dokument ten nie został zarejestrowany w systemie Urzędu Skarbowego, dostępnym poprzez platformę "Twój e-PIT", warto poprosić o wsparcie Urząd. Mimo braku formularza, należy przygotować deklarację podatkową, wykorzystując dostępne informacje o dochodach bądź innych danych podatkowych. Lepiej złożyćniekompletną, ale szczerą deklarację, którą można później skorygować. Bo nieprawidłowe deklaracje mogą generować wezwania z urzędu.

– Wolni strzelcy bez działalności gospodarczej mają możliwość korzystania z dedykowanej im platformy, która w ich imieniu zawiera właściwą umowę ze zleceniodawcą, a na początku nowego roku wysyła im pojedynczy formularz PIT-11 agregujący wszystkie rozliczone umowy. To rozwiązanie zwalnia freelancera z konieczności samodzielnego wyliczania podatku dochodowego oraz kontaktowania się z Urzędem Skarbowym. W przypadku, gdy dochody freelancera przekroczą limit pierwszego progu podatkowego, zalecane jest powiadomienie Biura Obsługi Klienta danej platformy, by dostosować wysokość pobieranego podatku do 32 proc. Gdy wolny strzelec nie zgłosi przekroczenia progu, platforma automatycznie zastosuje stawkę podatku na poziomie 12 proc. Może to skutkować koniecznością dokonania dodatkowej wpłaty podatku w momencie składania deklaracji podatkowej – tłumaczy Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme.

Freelancerzy nieprowadzący działalności gospodarczej i realizujący projekty w minionym roku fiskalnym, w których ramach zleceniodawca nie odprowadził w ich imieniu podatku znajdują się w szczególnej sytuacji. Typowym scenariuszem jest tu praca dla zagranicznego klienta lub osoby prywatnej. W tych przypadkach, podobnie jak przy prowadzeniu własnej firmy, wymagane jest uzupełnienie formularza PIT-36, obejmującego wszystkie uzyskane przychody, w tym te zazwyczaj deklarowane za pomocą formularza PIT-37.

Dodatkowo, może pojawić się konieczność dołączenia odpowiednich załączników. Przychody uzyskane z zagranicy wymagają wypełnienia formularza PIT/ZG, a w celu skorzystania z przysługujących ulg podatkowych, do deklaracji podatkowej należy dołączyć formularz PIT/O.

Deklaracja podatkowa PIT i dochody zwolnione z opodatkowania to tematy, które każdego roku budzą wiele pytań wśród podatników. Istnieje szereg sytuacji, w których określone przychody mogą być całkowicie lub częściowo wyłączone z obowiązku podatkowego. Są to:

· wszystkie zarobki poniżej 30 000 PLN brutto (kwota wolna od podatku),

· zarobki osób korzystających z ulgi Zerowy PIT dla młodych do wartości 85 528 PLN brutto,

· zarobki osób korzystających z ulg przewidzianych odrębnymi przepisami (różnorodne ulgi na powrót, dla dużych rodzin),

· świadczenia socjalne, zapomogi, zasiłki, dodatki, diety itd.

Świadczeń i zapomóg wymienionych w ostatnim punkcie freelancer nie musi uwzględniać w swojej deklaracji podatkowej. Co więcej, osoby, dla których były one jedynym dochodem, są zwolnione z konieczności złożenia deklaracji.

Jeśli jednak niezależny specjalista uzyskał jakiekolwiek dochody, czy to korzystając z ulgi dla młodych, czy poniżej wartości kwoty wolnej od podatku, ma on obowiązek złożenia deklaracji. Szczególnie w przypadku zarobków niższych niż kwota wolna od podatku istnieje szansa, że pracodawca, zleceniodawca lub klient odprowadzili w imieniu podwykonawcy zaliczki na podatek dochodowy. Dzięki złożeniu deklaracji freelancer może formalnie potwierdzić otrzymanie deklaracji PIT-11 i skorzystać z przysługujących ulg oraz zwrotów nadpłaconego podatku.

W 2025 roku podatnicy mogą skorzystać z różnych ulg podatkowych, które pozwalają zmniejszyć obciążenie podatkowe. W ramach systemu podatkowego przewidziano różnorodne ulgi, dostosowane do indywidualnych sytuacji podatników.

Należy zwrócić uwagę, że każda z ulg ma określone warunki, które muszą być spełnione, aby móc z niej skorzystać. O to przykładowe ulgi podatkowe dostępne w 2025 roku:

· ulga prorodzinna – jest dostępna dla podatników rozliczających PIT-36 i PIT-37. Niezbędne jest posiadanie odpisu aktu urodzenia dziecka, potwierdzenie bycia opiekunem oraz zaświadczenie o uczęszczaniu dziecka do szkoły. Wysokość ulgi zależy od liczby posiadanych dzieci.

· ulga na internet – z ulgi mogą skorzystać wyłącznie podatnicy rozliczający się na formularzach PIT-36, PIT-37 i PIT-28. Niezbędny przy odliczeniu jest dokument potwierdzający poniesienie wydatku. Rachunek za internet powinien posiadać dane kupującego i sprzedającego, rodzaj usługi oraz kwotę zapłaty. Maksymalne odliczenie wynosi 760 zł za rok podatkowy, a ulgę można odliczać tylko przez dwa następujące po sobie lata.

· ulga rehabilitacyjna – również z niej skorzystają podatnicy rozliczający PIT-36, PIT-37 i PIT-28, którzy posiadają dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku oraz orzeczenie o niepełnosprawności. Co istotne – z ulgi podatkowej może skorzystać osoba niepełnosprawna lub mająca na utrzymaniu osobę niepełnosprawną.

Freelancing wiąże się nie tylko ze współpracą z kilkoma firmami, ale też z różnymi modelami rozliczeń. To właśnie od rodzaju umów, jakie wolni strzelcy zawierają z klientami zależy sposób rozliczenia, a te dzięki dostępnym udogodnieniom nie musi być skomplikowane.