Podczas krótkoterminowej i spodziewanej nieobecności pracownika, pracodawca nie ma zwykle problemu z rozdzieleniem jego obowiązków pomiędzy resztę zespołu. W sytuacji, gdy nieobecność ta jest dłuższa niż standardowe 26 dni płatnego urlopu, sprawa się komplikuje. Rozwiązaniem może być współpraca z freelancerem, który zdalnie wykona kluczowe zadania, a firma nie będzie musiała poświęcać czasu na takie kwestie, jak rekrutacja czy onboarding.
Jak wskazuje raport ZUS, liczba zwolnień lekarskich w 2022 roku względem poprzedniego zwiększyła się o 6,7 procent, ogółem zarejestrowano 3,9 mln zaświadczeń lekarskich na okres od 11 do 20 dni, a 2,7 mln na 21-30 dni[1]. Poza zwolnieniami lekarskimi pracodawcy muszą się liczyć z urlopem wypoczynkowym, macierzyńskim, ojcowskim, wychowawczym czy adopcyjnym. Choć takie urlopy stanowią naturalną kolej rzeczy dla pracowników, pracodawca pod ich nieobecność musi przemodelować funkcjonowanie firmy, tak by zachować ciągłość procesów.
Zatrudnienie na krótki okres lub zastępstwo może być problematyczne ze względu na konieczność wdrożenia nowej osoby w zakres obowiązków czy z uwagi na czas rekrutacji. A większość z procesów rekrutacyjnych (45,1 proc.) – według Grafton Recruitment – trwa od jednego do dwóch miesięcy [2]. Rozwiązaniem takiej sytuacji może być nawiązanie współpracy z freelancerem, czyli niezależnym specjalistą, który świadczy usługi dla wielu firm.
Od czego zacząć poszukiwanie freelancera na zastępstwo?
Najprostszym sposobem na znalezienie wolnego strzelca jest skorzystanie ze specjalnej platformy, gdzie zleceniodawcy publikują ogłoszenia, a freelancerzy w odpowiedzi na nie przesyłają swoje oferty. Inną możliwością są social media - LinkedIn oraz grupy na Facebooku. Warto mieć na uwadze, że kandydatów do wykonania danej pracy możemy również znaleźć wśród naszych znajomych i osób z polecenia. Gdy zdecydujemy się na konkretną współpracę, platformy dedykowane freelancerom ułatwią szybkie i legalne rozliczenie sfinalizowane fakturą VAT.
Aby nawiązać współpracę z podwykonawcą, warto wiedzieć nie tylko gdzie, ale również jak znaleźć odpowiednią osobę, która wesprze działania firmy pod nieobecność pracownika. W tym celu należy zapoznać się z portfolio uwzględniającym nie tylko zrealizowane dzieła, lecz również przykładowe firmy, z którymi wcześniej współpracował freelancer. Aby uniknąć ewentualnych problemów komunikacyjnych po nawiązaniu współpracy, warto zwrócić uwagę na czas odpowiedzi i poziom korespondencji.
Po wybraniu podwykonawcy należy go odpowiednio wdrożyć w specyfikę firmy i realizowanych działań, udostępnić mu wszelkie niezbędne materiały, a także zadbać o kilka kwestii, które usprawnią współpracę.
- Cechą wspólną freelancerów jest praca zdalna. Aby mieć pewność, że praca nad delegowanymi działaniami przebiega bez zarzutu, warto przy rozliczeniu opartym o stawkę godzinową ustalić z podwykonawcą, z jakiego narzędzia będzie korzystać do zliczania czasu pracy oraz jakiego programu używa do zarządzania projektami – radzi Bartosz Król, Business Developement Manager w Useme, platformie usprawniającej rozliczenie na linii klient-freelancer.
Freelancer czy pracownik na zastępstwo – zalety obu rozwiązań
Współpraca z freelancerem to nie jedyna opcja znalezienia osoby na zastępstwo. W dalszym ciągu popularne jest zatrudnienie innej osoby na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas nieobecności pracownika. Oczywiście obydwa rozwiązania mają swoje plusy i minusy.
Zaletą umowy na zastępstwo jest to, że nie ma do niej zastosowania przepis mówiący o tym, iż trzecie przedłużenie skutkuje koniecznością zawarcia umowy na czas nieokreślony. Oznacza to, że można zawierać ich nieograniczoną liczbę. Dodatkowo, łatwo ją rozwiązać, ponieważ okres wypowiedzenia wynosi zaledwie trzy dni. Poza tym wynagrodzenie osoby na zastępstwo nie musi wynosić tyle samo, co osoby zastępowanej.
Natomiast, jeżeli chodzi o zalety współpracy z freelancerem, to są to w dużej mierze kwestie finansowe. Przedsiębiorca płaci wyłącznie za realizację konkretnego dzieła, nie musi ponosić kosztów dodatkowych świadczeń (m.in. składki emerytalnej i rentowej). To samo dotyczy onboardingu czy benefitów pozapłacowych. Kolejną zaletą jest oszczędność czasu. Znalezienie odpowiedniego specjalisty jest szybsze do wykonania oraz ma mniejsze konsekwencje finansowe w razie nieudanego procesu. Ponadto rozwiązanie współpracy z niezależnym specjalistą jest z reguły tak łatwe, jak przy umowie na zastępstwo.
– Współpraca z freelancerem nie wymaga przeprowadzania długich rozmów kwalifikacyjnych, poświęcenia czasu na wdrożenie i przeszkolenie nowego członka zespołu. Dodatkowo podwykonawcy, w przeciwieństwie do osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę, których czas pracy reguluje zapis w umowie, często mają “luźniejsze” grafiki. Oznacza to, że mogą realizować zadania również poza standardowymi godzinami pracy. Dodatkowo łatwiej jest zlecić wykonanie dzieła kilku podwykonawcom o odpowiednich kwalifikacjach, niż poświęcać czas na szukanie pracownika, który będzie specjalizował się w kilku dziedzinach jednocześnie – wyjaśnia Bartosz Król, Business Developement Manager w Useme.
Wady współpracy z freelancerem i umowy na zastępstwo
Jakie są natomiast wady obydwu rozwiązań? Minusem umowy na zastępstwo dla pracodawcy jest to, że ponosi on wszelkie koszty zatrudnienia – składki zdrowotne, ubezpieczeniowe itp. Ponadto osoba pracująca na zastępstwo jest pracownikiem w pełnym tego słowa znaczeniu. Oznacza to, że dotyczą go przepisy Kodeksu pracy, w tym prawo do urlopu. Poza tym pracownika na zastępstwo obejmują też uregulowania wewnątrzzakładowe m.in. regulamin premiowania czy benefity pozapłacowe.
Do wad współpracy z freelancerem należy ograniczony zakres wsparcia, ponieważ podwykonawca odpowiada wyłącznie za zlecone mu działanie, a na każdą dodatkową realizację przygotowuje zwykle oddzielną wycenę. Dodatkowym minusem może być mniejsza dostępność niż osoby zatrudnionej na zastępstwo. Freelancer wykonuje zlecenie w pasujących mu godzinach i najczęściej nie jest przez cały czas dostępny do dyspozycji zlecającego. I choć wszystkie zadania zrealizuje zgodnie z przyjętym harmonogramem, to w pilnych przypadkach może on nie być w stanie wesprzeć zespołu swoją pracą.
– Z punktu widzenia pracodawcy, nawiązanie współpracy z wolnym strzelcem jest o tyle wygodne, że freelancera możemy zatrudnić jednorazowo, np. w sytuacji, gdy w firmie brakuje rąk do pracy. Zamiast przeprowadzać długie procesy rekrutacyjne, wystarczy przygotować brief, który będzie stanowił zbiór najpotrzebniejszych informacji dla obu stron umowy, w tym określający zakres pracy, terminy i budżet, a następnie znaleźć freelancera np. za pośrednictwem portalu dedykowanego do tej formy pracy – podsumowuje Bartosz Król z Useme.
Useme to istniejąca od 2013 roku platforma dla freelancerów oraz zleceniodawców z siedzibą we Wrocławiu. W bazie Useme znajduje się prawie 100 000 freelancerów z takich dziedzin jak IT, grafika, copywriting, marketing, tłumaczenia i inne. Platforma zajmuje się wszystkimi kwestiami prawnymi i podatkowymi po stronie freelancera i zleceniodawcy, a także umożliwia rozliczanie podwykonawców zagranicznych. Obecnie Useme jest liderem rozliczeń pracy zdalnej w Polsce, Europie Centralnej i Wschodniej.
[1] https://www.zus.pl/documents/10182/39590/Absencja+chorobowa_raport_2022.pdf/d612968c-f02f-26b8-9ce2-0a03db382447?t=1682063395096
[2] https://www.grafton.pl/pl/rekruter-w-swiecie-decydentow
